Le risque ne disparaît jamais dans un contrat, il se déplace. En France, il se déplace très vite vers le donneur d’ordre lorsque son partenaire manque à ses obligations sociales. L’« obligation de vigilance » n’est pas une option de conformité, c’est un rempart financier et pénal. Et son respect se joue dès 5 000 € HT, avec des contrôles à dater et à répéter.

Un seuil à 5 000 € ht qui active des contrôles obligatoires et tracés

À partir de 5 000 € HT, un contrat de travail au sens large entre professionnels déclenche des vérifications obligatoires côté donneur d’ordre. Sont concernés les contrats de travaux, de prestations de services et les actes de commerce. Ce seuil s’apprécie contrat par contrat, en incluant ses avenants. Il rend obligatoire la collecte et la validation d’un certain nombre de pièces justificatives du cocontractant.

Les éléments à contrôler sont doubles. D’abord, la régularité d’immatriculation du partenaire au registre compétent, selon l’activité exercée.

En pratique, l’entreprise devra être inscrite au registre du commerce et des sociétés pour les commerçants, ou figurer dans les répertoires tenus nationalement, dont le répertoire national des entreprises, ainsi que le répertoire des métiers pour les artisans. Ensuite, il faut s’assurer du respect des obligations sociales par le cocontractant : déclarations et paiement des cotisations.

La pièce centrale est l’attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf. Elle confirme que l’entreprise est à jour de ses déclarations sociales et de ses paiements à la date d’édition.

Son authenticité se vérifie en ligne via un code de sécurité unique. La règle de périodicité est stricte : collecte au moment de la conclusion, puis renouvellement tous les six mois jusqu’au terme de la relation contractuelle (Urssaf, Attestation de vigilance, mise à jour le 17 avril 2025).

Ce que couvre juridiquement l’obligation de vigilance

Le dispositif vise la lutte contre le travail dissimulé dans les chaînes de sous-traitance. Les références principales du Code du travail encadrent la responsabilité du donneur d’ordre lorsque son cocontractant est pris en défaut, à raison d’une solidarité de paiement portant sur des impôts, taxes, cotisations et rémunérations liées aux salariés non déclarés.

Le champ territorial est large. Il s’applique aux partenaires établis en France, mais aussi aux entreprises établies à l’étranger dès lors qu’elles opèrent sur le territoire national dans le cadre du contrat. Dans ce cas, des documents équivalents à l’attestation de vigilance devront être fournis, ainsi que, le cas échéant, des justificatifs liés au détachement de salariés.

La responsabilité solidaire du donneur d’ordre est prévue par les dispositions du Code du travail relatives à la lutte contre le travail dissimulé. Elle couvre notamment le paiement des impôts, taxes et cotisations dus par le cocontractant pris en défaut, ainsi que les pénalités et majorations.

Elle peut également s’étendre, dans certaines hypothèses, à la rémunération, indemnités et charges des salariés concernés par la dissimulation. La solidarité naît lorsque les autorités constatent l’infraction chez le cocontractant, et que le donneur d’ordre n’a pas accompli ses vérifications obligatoires.

Le seuil de 5 000 € HT et la périodicité semestrielle forment un socle simple à appliquer, mais qui impose une discipline documentaire. En cas de contrat pluriannuel, cela signifie des relances calées au calendrier, sous peine d’oubli qui ferait basculer l’entreprise dans une zone de risque inutile.

Procédures concrètes pour contrôler vos partenaires en france et à l’étranger

Le respect de l’obligation de vigilance repose sur un processus documenté, piloté par les achats et la direction financière, avec l’appui du juridique. L’objectif est double : collecter les preuves de régularité et vérifier leur authenticité.

Au stade de la contractualisation, il est recommandé de structurer la collecte autour d’une check-list standardisée :

  • Extrait d’immatriculation à jour : Kbis pour les sociétés commerciales, ou justificatif d’inscription au répertoire pertinent pour les autres activités.
  • Attestation de vigilance Urssaf datée et lisible, comportant le code de sécurité pour vérification en ligne.
  • Attestation sur l’honneur du cocontractant indiquant la liste de ses sous-traitants éventuels et l’engagement à respecter les obligations sociales pour toute la chaîne.
  • Pour les cocontractants étrangers intervenant en France : certificat social équivalent et pièces relatives au détachement des salariés lorsque cela s’applique.

La seconde étape consiste en la vérification d’authenticité. Le code de l’attestation de vigilance permet un contrôle direct auprès de l’Urssaf. La concordance d’identité doit être vérifiée entre l’attestation, le contrat et l’extrait d’immatriculation : dénomination sociale, siège, SIREN, et représentant habilité.

Pour un prestataire établi hors de France qui exécute une partie du contrat en France, le donneur d’ordre doit obtenir un document équivalent à l’attestation de vigilance, émis par l’organisme social du pays d’établissement. En cas de détachement de salariés, la présence d’un formulaire A1 et la conformité des déclarations de détachement sont des signaux attendus. Le donneur d’ordre doit tracer ces contrôles comme il le ferait pour une attestation Urssaf.

Une fois la relation démarrée, le principe est celui d’une vigilance continue. Chaque période de six mois déclenche un renouvellement des pièces. Il convient d’insérer des clauses contractuelles imposant la remise périodique de l’attestation, avec des conséquences claires en cas de défaut : suspension des paiements, voire résiliation.

La digitalisation de ces contrôles facilite la mise à jour : portails fournisseurs, rappels automatiques, horodatage des actions, historique des vérifications. Ce n’est pas un confort, c’est une preuve opposable en cas de contrôle.

Documents à conserver et bonnes pratiques de traçabilité

Conservez, pour chaque contrat soumis à vigilance :

  1. L’attestation de vigilance Urssaf initiale et chaque renouvellement semestriel.
  2. La capture d’écran de la vérification d’authenticité avec la date et l’heure.
  3. Le justificatif d’immatriculation à jour à la date de signature.
  4. Les échanges contractuels imposant la remise périodique et les éventuelles mises en demeure.

Chaque pièce doit être horodatée et rattachée au contrat et au fournisseur dans l’outil interne. En cas de contrôle, la capacité à reconstituer la chronologie des vérifications est déterminante.

Si le contrat initial était inférieur au seuil, mais que des avenants portent le total à au moins 5 000 € HT, l’obligation se déclenche à la date de l’avenant qui fait franchir le seuil. Collectez immédiatement une attestation de vigilance valide et planifiez les renouvellements semestriels à partir de cette date. Le fait générateur est le franchissement du seuil par le contrat et ses avenants.

Risques financiers et pénaux en cas de travail dissimulé chez le cocontractant

Le non-respect de l’obligation de vigilance est rarement théorique. Dès qu’une fraude sociale est constatée chez un prestataire, le donneur d’ordre peut être mis à contribution par solidarité. En pratique, cela signifie régler des impôts, taxes, cotisations, contributions, intérêts de retard, pénalités et majorations dus par le cocontractant fautif.

Ces montants peuvent être significatifs, notamment sur des métiers intensifs en main-d’œuvre. À cela s’ajoutent des risques pénaux en cas d’infractions caractérisées de travail dissimulé, avec des amendes lourdes et des peines complémentaires possibles pour les personnes morales et leurs dirigeants. Sans tomber dans la dramatisation, les conséquences économiques d’un défaut de vigilance dépassent les seules cotisations : la réputation et la capacité à répondre à des appels d’offres peuvent être affectées.

Il est également fréquent que des donneurs d’ordre soient amenés à sécuriser, par anticipation, des provisions comptables lorsqu’une situation devient litigieuse, en attendant l’issue d’un contrôle. C’est un coût financier tangible, loin d’être théorique pour la trésorerie.

Bâticonseil sas : stratégie et résultats

(Cas fictif illustratif) Entreprise de second œuvre en Île-de-France, Bâticonseil SAS fait appel à de nombreux sous-traitants. En 2024, la direction achats a déployé un portail fournisseurs imposant l’upload des attestations de vigilance et la validation croisée par le contrôle interne.

En 12 mois, 97 % des pièces ont été renouvelées dans les délais, et deux dossiers ont été bloqués à temps pour absence d’attestation valide. Résultat : pas de facturation de solidarité, et une meilleure maîtrise des délais de paiement.

Événementiel hexagone sas : stratégie et résultats

(Cas fictif illustratif) Dans la production d’événements, une agence recourt à des freelances et à des prestataires pour la technique. Suite à un contrôle externe, un prestataire a été épinglé pour travail dissimulé.

L’agence a pu opposer ses vérifications à échéance semestrielle et ses mises en demeure consernant l’attestation non fournie. L’Urssaf n’a pas retenu de solidarité, l’obligation de vigilance ayant été documentée. Les factures du prestataire ont été suspendues et le contrat résilié.

Ce que recherchent les contrôleurs en cas de litige

Lors d’un contrôle, les éléments suivants sont généralement examinés :

  • Présence d’une attestation Urssaf valide à la conclusion du contrat, puis tous les six mois.
  • Vérification d’authenticité réalisée et tracée à chaque étape.
  • Clauses contractuelles prévoyant la remise périodique des pièces et les sanctions en cas de manquement.
  • Éventuelles mises en demeure envoyées pour obtenir les documents manquants.
  • Concordance entre l’entité contractante et l’entité figurant sur l’attestation.

Un dossier complet et daté pèse lourd dans l’appréciation du respect de l’obligation de vigilance par le donneur d’ordre.

Le travail dissimulé expose à des amendes pénales qui peuvent atteindre, pour une personne physique, 45 000 € et à des peines d’emprisonnement. Pour une personne morale, l’amende est largement majorée.

À cela s’ajoutent des peines complémentaires, comme l’affichage de la décision ou l’exclusion temporaire de certains marchés. Le donneur d’ordre n’est pas l’auteur direct de l’infraction chez le prestataire, mais son défaut de vigilance peut déclencher la solidarité de paiement.

Obtenir et valider l’attestation de vigilance urssaf sans blocage

L’attestation de vigilance est une photographie de la situation sociale d’une entreprise à une date donnée. Elle se télécharge dans l’espace en ligne de l’Urssaf par l’entreprise concernée. Pour le donneur d’ordre, l’important est de recueillir une attestation en cours de validité et de vérifier sa sincérité via le code de contrôle en ligne.

Plusieurs situations entraînent un refus d’attestation : déclarations sociales manquantes, retards de paiement non régularisés, défaut de déclaration via la DSN, ou non-respect d’un plan d’apurement. Dans ces cas, le prestataire doit corriger sa situation et solliciter une nouvelle édition.

Pour sécuriser la relation, insérez une clause imposant au cocontractant de notifier immédiatement toute difficulté pouvant affecter la délivrance de l’attestation. Cela permet au donneur d’ordre d’anticiper et d’ajuster la relation contractuelle, plutôt que de découvrir la difficulté lors d’un contrôle.

Le régime micro-entrepreneur n’exonère pas de vigilance. L’indépendant doit également fournir une attestation de vigilance lorsqu’il franchit le seuil contractuel. Il importe de vérifier que l’activité exercée relève bien du cadre de l’indépendance et non d’une relation de subordination déguisée. Dans le doute, un audit juridique du schéma de collaboration s’impose.

Il est conseillé aux prestataires de surveiller leurs DSN et leurs échéanciers de cotisations afin d’éviter un refus d’attestation. Côté donneur d’ordre, un process clair de relance à J-30 avant l’expiration de la période de six mois limite les ruptures. Certaines entreprises vont plus loin en liant l’échéance de paiement à la présence d’une attestation valide au moment du règlement.

Quand l’attestation est refusée : réflexes à adopter

  1. Demander au prestataire les motifs du refus et un plan de régularisation.
  2. Fixer un délai court pour présenter une attestation conforme, avec mise en demeure écrite.
  3. Activer les clauses de suspension de l’exécution et des paiements si le délai n’est pas respecté.
  4. Évaluer un fournisseur alternatif pour maintenir l’activité en maîtrisant le risque.

Conserver toutes les traces écrites : elles démontrent que vous avez activement recherché la conformité.

Organisation interne : qui pilote et comment ancrer la vigilance dans la chaîne achats-finance

La vigilance se gagne à l’organisation. La direction achats définit le cadre standard, la finance contrôle la matérialité des pièces, le juridique sécurise les clauses contractuelles. Un sponsor de la direction générale facilite l’adhésion opérationnelle, surtout dans les métiers à flux tendu.

Un dispositif robuste s’articule autour de quatre piliers.

  • Cartographier les contrats sensibles : identifier par catégorie d’achats tous les contrats susceptibles de franchir 5 000 € HT, y compris ceux passés par les entités locales ou filiales.
  • Normaliser les exigences : check-lists, clauses, calendrier de renouvellement, critères de refus et de suspension, modèles d’e-mails de relance.
  • Automatiser la collecte et le contrôle : portail fournisseur, workflow de validation, pistes d’audit, alertes à J-45 et J-15 avant échéance semestrielle.
  • Auditer en continu : échantillonnages mensuels, KPI de conformité par famille d’achats, revue par la direction des risques.

Le financement de ce dispositif est souvent couvert par la réduction des coûts de non-conformité : moins d’interruptions, moins de litiges, pas de provision imprévue. Une gouvernance claire met sous contrôle un risque qui, sinon, se diffuse.

Logiclean services sas : stratégie et résultats

(Cas fictif illustratif) Acteur multi-sites du nettoyage, Logiclean a centralisé l’onboarding des sous-traitants dans un outil unique. Les KPI publiés chaque mois par la DAF sont simples : taux d’attestations à jour, nombre de suspensions de paiement, délais moyens de régularisation.

En un trimestre, le taux de conformité est passé de 72 % à 96 %. Les équipes opérationnelles ont gagné en visibilité, les équipes financières en sérénité.

Plusieurs clauses renforcent l’effectivité de la vigilance :

  • Obligation de remettre l’attestation à la signature et tous les six mois jusqu’à la fin du contrat.
  • Droit pour le donneur d’ordre de suspendre l’exécution et les paiements en cas de manquement.
  • Obligation de signaler tout début de procédure de recouvrement par un organisme social.
  • Certificat de conformité de la chaîne de sous-traitance, avec liste actualisée des sous-traitants.

Des clauses claires, notifiées et appliquées, démontrent le caractère sérieux de la démarche en cas de contrôle.

Les équipes RH doivent aussi être sensibilisées, car des indices internes peuvent alerter : demandes inhabituelles de badge pour des intervenants, flux d’entrée-sortie non rattachés à un contrat, absence de coordination avec la sécurité du site. La vigilance est aussi une affaire d’observation terrain.

Différencier obligation de vigilance et gouvernance rse pour éviter les confusions

Sur le terrain, la « vigilance » prête parfois à confusion avec le devoir de vigilance RSE applicable à certaines grandes entreprises sur les atteintes graves aux droits humains et à l’environnement. Les objectifs ne se recouvrent pas. L’obligation de vigilance dont il est ici question vise la régularité sociale des partenaires en France dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé.

Pour les directions, l’important est de coordonner ces dispositifs sans les mélanger. La base documentaire et les contrôles semestriels relèvent d’un pilier « conformité sociale ».

Les plans de vigilance RSE constituent un autre pilier, avec une granularité et un périmètre international spécifiques. Les deux convergent vers un même bénéfice : réduire l’exposition au risque dans les chaînes d’approvisionnement.

Points de coordination entre conformité sociale et achats responsables

  • Synchroniser les cartographies des fournisseurs et les outils d’homologation.
  • Aligner les calendriers d’audits internes pour limiter la charge sur les équipes.
  • Rationaliser la documentation demandée pour éviter les doublons auprès des prestataires.
  • Partager les alertes fournisseurs à risque entre achats, RSE et finance.

Une gouvernance unique du risque fournisseur crée de la cohérence et accélère les décisions en cas d’alerte.

Les PME ont souvent des contrats par « vagues » : chantiers, pics saisonniers, évènements. Chaque vague augmente la probabilité d’oublier un renouvellement à six mois ou de négliger un avenant franchissant le seuil.

Les ressources administratives limitées, l’absence d’outil de suivi et la pression opérationnelle créent un terrain propice aux angles morts. Un kit de base, même simple, change la donne : modèle de clause, check-list, tableau de bord de suivi.

Chiffrages utiles et points de repère pour le pilotage

Au-delà des principes, la conformité bénéficie de repères chiffrés. Ils permettent de fixer des objectifs et de suivre les progrès. Un tableau simple peut éclairer les arbitrages et rappeler les constantes structurantes du dispositif.

Métriques Valeur Évolution
Seuil d’activation de l’obligation 5 000 € HT Stable
Périodicité des vérifications Tous les 6 mois Stable
Amende pénale maximale personne physique pour travail dissimulé 45 000 € Stable
Amende pénale maximale personne morale pour travail dissimulé 225 000 € Stable
Pièces à conserver par contrat soumis à vigilance Au moins 3 Cible interne

Ces valeurs ne remplacent pas une analyse juridique individualisée, mais elles donnent l’ossature d’un cadre de pilotage. Les directions financières y adossent volontiers des KPI : taux d’attestations à jour, nombre de fournisseurs suspendus, délai moyen de levée des suspensions.

Enfin, l’attestation Urssaf reste un document de situation : elle n’anticipe pas l’avenir. Il est utile de la compléter par des signaux complémentaires : incidents de paiement, changements de dirigeants, variations soudaines d’effectif apparent. La vigilance est un faisceau d’indices.

Un dispositif ancré dans la réalité des filières et des contrats

Chaque secteur affiche ses spécificités et ses risques. Le BTP, le nettoyage industriel, l’évènementiel, l’hôtellerie-restauration et la logistique présentent des schémas de sous-traitance courts mais denses, où la main-d’œuvre est au cœur de la valeur. Le donneur d’ordre doit adapter sa vigilance au rythme d’exécution des contrats et au profil des prestataires.

Dans les filières territoriales, le recours à des TPE artisanales exige une pédagogie et une organisation souple : un canal d’assistance, des modèles de courriers, des rappels clairs. Le donneur d’ordre gagne à devenir exigeant mais prévisible : des exigences constantes, communiquées en amont, évitent les tensions d’exécution.

Les groupes multi-entités ont intérêt à définir une référence groupe pour l’obligation de vigilance, de préférence portée au niveau d’un service partagé. Cela évite la multiplication de méthodes locales et garantit le même niveau de contrôle pour tous.

Trois gestes simples réduisent sensiblement le risque :

  • Contrôler le code de sécurité de l’attestation sur l’outil en ligne au moment de la réception.
  • Comparer méthodiquement l’identité juridique entre contrat, attestation et justificatif d’immatriculation.
  • Planifier les renouvellements semestriels avec un rappel automatique et un workflow d’escalade.

Cette routine crée la preuve concrète de votre vigilance, au-delà des déclarations d’intention.

Notons que l’obligation de vigilance est indépendante du montant de l’acompte versé ou des modalités de facturation. Ce n’est pas un mécanisme de couverture financière par retenue, mais une exigence de conformité préalable et périodique. Qui dit rigueur documentaire dit également clarté contractuelle : la suspension des paiements doit être actionnable sans contentieux inutile.

Au plan opérationnel, les directions financières qui ont mené un chantier de mise en conformité témoignent d’un gain de prévisibilité de trésorerie : moins d’interruptions d’exécution, moins de litiges à provisionner, moins de factures en suspens pour défaut de pièces. La vigilance, bien organisée, fluidifie la relation commerciale au lieu de la freiner.

Inscrire la vigilance dans la gestion globale des risques entreprise

À l’ère des contrôles en temps réel et de la dématérialisation, l’obligation de vigilance prend place aux côtés d’autres contrôles de premier niveau : conformité fiscale, lutte contre la corruption, sécurité des données. La clef est la proportionnalité : un dispositif assez robuste pour couvrir les contrats sensibles, mais assez léger pour ne pas ralentir l’activité.

Deux leviers se combinent utilement. D’abord, une politique groupe explicite, publiée en interne, détaillant seuils, pièces, périodicité et responsabilités.

Ensuite, des outils qui réduisent l’effort humain : workflow de validation, connecteurs pour vérifier les attestations, reporting automatique. La formation des équipes complète l’ensemble : quelques heures bien ciblées ont un impact tangible sur les bons réflexes quotidiens.

La gouvernance demeure un point d’attention. La direction des risques ou l’audit interne peuvent conduire des revues trimestrielles ciblées sur des classes d’achats à plus fort risque de main-d’œuvre. Les constats alimentent des plans d’action concrets, avec un suivi lors des comités de direction.

Reste l’alignement avec les instances dirigeantes. Le sujet est aride, mais il touche au cœur de la responsabilité d’entreprise : ne pas faire peser sur la collectivité les coûts d’un travail non déclaré. Les dirigeants qui s’approprient la démarche la transforment en avantage concurrentiel : accès facilité aux marchés exigeants, image renforcée, relations fournisseurs plus saines.

Une vigilance qui consolide la performance et protège le bilan

L’obligation de vigilance n’est pas une formalité administrative de plus. C’est une assurance de premier rang contre un risque bien réel, activé à partir de 5 000 € HT, et à surveiller tous les six mois tant que dure la relation contractuelle (Urssaf, Attestation de vigilance, mise à jour le 17 avril 2025). Bien maniée, elle sécurise la marge, fluidifie l’exécution et limite les litiges.

Le message aux directions est simple : investissez légèrement en process, fortement en traçabilité, et systématisez les vérifications. Vous gagnerez un double dividende : conformité et continuité opérationnelle. À ce prix, la confiance redevient un actif, et non un angle mort.

En recentrant la vigilance sur des contrôles datés, documentés et proportionnés, les entreprises transforment une contrainte en levier de fiabilité, à la fois socialement responsable et financièrement protecteur.