Après le recrutement, place à la stratégie d’onboarding, une autre étape déterminante dans le cycle de vie d’un salarié au sein d’une entreprise. Inspiré de l’anglais, le processus d’onboarding désigne l’ensemble des actions mises en place par une entreprise pour intégrer les nouveaux salariés.

Fini le long fleuve (pas très) tranquille des entretiens d’embauche à répétition, l’heure est au relâchement… Que nenni ! L’arrivée d’un nouvel employé ne sonne pas l’heure de reprendre sa respiration, mais plutôt celle de redoubler d’efforts. 

En effet, ici les positions s’inversent et s’entremêlent. Et pour cause, les deux parties se nécessitent  mutuellement. D’un côté, l’employé a besoin de ce travail et va faire en sorte de le garder. De l’autre, l’entreprise a besoin de ce nouvel élément pour que sa machine fonctionne. Elle doit donc faire preuve de persuasion pour que ce dernier accepte d’embarquer pour un bout de chemin professionnel. 

D’ailleurs, tant qu’aucun contrat n’est signé, rien n’est fait, car une promesse d‘embauche n’a de valeur qu’en cas de signature. De fait, à partir de la signature du contrat final (et pas avant), employeur et employé s’engagent pour une période d’essai. Au cours de cette dernière, tous deux peuvent, sans conditions ni délai, mettre un terme à cette relation contractuelle pour voguer vers de nouveaux cieux. 

L’intérêt de mettre en place une stratégie d’onboarding efficace est donc assez évident. Mais alors, comment s’y prendre concrètement ? 

La stratégie d’onboarding : un véritable atout pour les entreprises ? 

Les recrutements sont de plus en plus longs. Certaines entreprises les étalent sur plusieurs semaines et les déclinent en trois, quatre ou même cinq étapes. Imaginez l’investissement de temps et d’argent que tout ce processus demande ! 

Quand un onboarding échoue, cela peut se solder par le départ prématuré du nouvel arrivé. Et qui dit départ, dit tout reprendre à zéro, repartir dans des étapes de recrutement à n’en plus finir, recommencer à investir, ralentir la productivité… Alors qu’en mettant la même énergie dans la réalisation d’une bonne étape d’intégration, sans fausse note, tout cela peut être évité. 

Check-list d’une stratégie d’onboarding réussie 

Du classique à l’original, comment trouver le bon dosage ? 

Certaines entreprises prennent le parti de sortir des sentiers battus en mettant en place des processus d’onboarding plus originaux, moins conventionnels… D’autres se contentent de délivrer à leurs nouvelles recrues le très classique must have du nouveau, sommairement appelé « livret d’accueil », de quoi frémir d’impatience ! 

Mais n’existe-t-il pas un entre deux ? 

Il existe de nombreuses manières de rendre l’intégration plus ludique sans pour autant en faire trop. Par exemple, organiser un petit-déjeuner d’accueil en toute simplicité permet d’intégrer le nouveau venu dans sa nouvelle entreprise en douceur et dans une ambiance informelle. En plus, ce moment convivial fera aussi plaisir aux employés déjà en poste, ce qui contribuera à la bonne qualité de vie au travail, moteur de productivité ! 

Et pour les inconditionnels du livret d’accueil (qui reste un bon moyen de transmettre les informations essentielles au nouvel employé), le délivrer avec quelques goodies supplémentaires sera toujours apprécié et renforcera le sentiment de cohésion.  

Préparer l’espace de travail du nouveau collaborateur 

Pour qu’un nouveau collaborateur se sente bien dans son nouvel environnement de travail, lui montrer qu’il est attendu est primordial ! Et quoi de mieux pour cela que de lui préparer son nouvel espace personnalisé avant son arrivée ? 

Ordinateur, cahier, stylo, post-it, autant d’éléments permettant au salarié de se sentir accueilli dans sa nouvelle entreprise.

De la même manière, il reste indispensable de lui faire un tour des locaux, tout en lui donnant les informations basiques non moins essentielles à son arrivée dans sa nouvelle entreprise. 

Bien préparer les papiers administratifs en amont

À la date de début du contrat, l’employé doit pouvoir commencer. Il est préférable de repousser la date de démarrage plutôt que de le faire venir et de le laisser seul face à un bureau vide, sans pouvoir commencer à travailler.

Côté RH, un certain nombre d’obligations administratives doivent donc être réalisées avant l’arrivée du nouveau salarié. Celui-ci doit pouvoir légalement commencer à travailler à son arrivée. Il appartient alors aux concernés de s’assurer d’indiquer une date de prise de fonctions qui coïncide avec la possibilité administrative de commencer à travailler. Ils doivent veiller à ce que toutes les formalités soient faites et à ce que le contrat soit prêt à être signé ! 

Communiquer en interne avant son arrivée 

Prévenir le reste de l’entreprise de la venue d’un nouveau professionnel, en indiquant son identité et sa fonction, est une priorité ! 

De cette manière, l’effet de surprise pouvant se révéler très gênant, sera évité. Et lorsque Claire de la compta croisera Camille, la nouvelle web designer, devant la machine à café, elle pourra directement contextualiser la situation et comprendre qu’il s’agit de la nouvelle recrue, lui conseiller le latte vanille, car le cappuccino est un peu trop sucré. Cela lui permettra, par la même occasion,  d’instaurer un climat positif et rassurant. 

Cette étape de présentation doit ensuite être réitérée à l’arrivée du nouveau venu, sans oublier la présentation virtuelle dans le cas ou plusieurs employés seraient en télétravail. Le nouvel employé, sachant qu’il a été attendu, sentira qu’il fait d’ores et déjà partie de l’entreprise. Il prendra alors ses fonctions en toute sérénité.

Anticiper les moments gênants 

La fameuse question du déjeuner… 

Cette question s’apparente souvent à une source de stress pour le premier jour d’une nouvelle recrue qui ne connaît pas encore les us et coutumes de sa nouvelle entreprise. Achat de sandwich, déjeuner en équipe, restaurant d’entreprises, tupperwares… ? Chaque entreprise possède ses propres codes en matière de déjeuner. Il convient donc de le préciser à l’employé en lui laissant tout de même le choix de procéder comme il le souhaite. 

Il en est de même pour, d’autres situations qui peuvent créer un sentiment gênant à un nouveau venu. Y penser avant son arrivée et les éviter fait partie des réflexions que doivent mener les équipes en amont pour que cette aventure commence de la meilleure manière. 

L’intégration par la formation 

Selon le poste concerné, organiser une ou plusieurs journées de formation peut se révéler utile. Les formations peuvent se porter vers l’univers du travail de l’entreprise, les outils mis à disposition, le portefeuille client… 

Certaines entreprises mettent en place des formations longues et font des jeux de rôle ou des mises en situation, de manière que les nouveaux collaborateurs puissent s’entraîner avant de prendre possession de leurs nouvelles fonctions. Les serious game sont également un allié de taille pour ce type de processus. 

Le mentor : un allié de taille pour une stratégie d’onboarding efficace

Le mentor, le parrain, l’interlocuteur référent, pourra guider le nouveau venu dans ce microcosme qu’est l’entreprise. Pour ce faire, il faut administrer au nouveau collaborateur un référent pour l’aider à adopter plus vite sa nouvelle entreprise. Ce tuteur sera là pour l’aider professionnellement, mais aussi pour l’introduire auprès des autres membres de l’entreprise. 

Au niveau du choix du tuteur, il est important que ce dernier soit volontaire quant à l’attribution de ce rôle. Car s’il se sent obligé, cela sera contre constructif et créera un sentiment de malaise. De plus, il vaut mieux éviter que ce soit le manager direct du nouvel arrivant. 

Feedback : l’art d’accueillir la critique 

L’importance des feedbacks est encore plus présente lors de l’onboarding d’un nouveau collaborateur. Il s’agit alors de faire un point quelque temps après son arrivée. 

De fait, disposer de temps est indispensable pour :

  • Accueillir le nouvel employé au sein de l’entreprise
  • Lui fournir les explications nécessaires à son installation
  • Recueillir ses premières impressions

Tout cela le fera se sentir écouté et il saura qu’il a un point de repère.

Arriver dans une entreprise déjà bien établie depuis un moment peut faire peur. En effet, il faut trouver sa place au milieu de collaborateurs qui se connaissent, qui ont déjà leurs habitudes et leurs affinités ainsi que leur mode de fonctionnement. Or, ce n’est pas au nouveau venu de s’adapter, mais à l’entreprise toute entière de lui donner sa place, de l’insérer. 

Et à distance, comment gérer la stratégie d’onboarding des nouveaux collaborateurs ? 

L’ère est au télétravail et l’onboarding peut ainsi se passer à distance. De fait, de nombreuses entreprises se sont dématérialisées et offrent de nombreux postes en télétravail complet, ce qui inclus que certains collaborateurs ne se verront jamais physiquement. 

À distance, le besoin d’appartenance semble plus important et bien gérer l’onboarding devient plus compliqué. Cependant, cette intégration ne doit absolument pas être lésinée pour autant. Il faut donc redoubler d’efforts pour que le salarié se sente bien dans sa nouvelle entreprise. Il devient primordial de garder une cohésion d’équipe, même en télétravail. Toutes les étapes précédentes doivent ainsi se faire, mais à distance. 

Par exemple, pour l’installation du nouvel arrivant, il est possible de lui livrer son matériel. Il faudra alors prendre les différents délais en considération pour qu’il reçoive l’équipement à temps.