Enjeux de la conformité RGPD pour les entreprises en 2024

Vous vous demandez peut-être en quoi consiste la mise en conformité au RGPD pour les entreprises en 2024. Cette démarche, mise en place par l'Union européenne, protège la vie privée et les données personnelles des individus. Il peut s'agir de vos clients, employés, prospects, et toute autre personne dont vous traitez les données. Zoom sur la mise en conformité RGPD pour les entreprises en 2024 : définition, enjeux et conseils pour une mise en conformité réussie.

Mise en conformité RGPD : définition 

La mise en conformité RGPD est une étape importante pour assurer le respect de la vie privée et la protection des données personnelles des individus. Mais commençons par le début.

Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est un cadre réglementaire adopté par l'Union européenne en 2016. Depuis le 25 mai 2018, date de son entrée en vigueur, toute entreprise opérant dans l'Union Européenne doit s'y conformer. Ce règlement vise à protéger les données personnelles des individus. 

Ainsi, la mise en conformité au RGPD se définit comme le processus adopté par une entreprise pour ajuster ses méthodes de collecte, de traitement, et de conservation des données personnelles sur les critères établis par le RGPD. La conformité implique donc l'adoption de mesures techniques et organisationnelles appropriées de la part d’une organisation pour garantir : 

• La sécurité des données personnelles ; 
• La transparence des procédures ; 
• Et le respect des droits des personnes concernées, comme le droit d'accès, de rectification, et de suppression de leurs données personnelles.

Mise en conformité RGPD : qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

La CNIL définit la donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Une personne peut être identifiée de deux manières : 

1. Directement : nom, prénom
2. Indirectement : numéro de téléphone, numéro d’identifiant, numéro client, donnée biométrique.

Mise en conformité RGPD : que signifie le traitement de données ? 

Dès l'instant où les données personnelles des individus sont utilisées, on parle de « traitement de données ». Le traitement de données personnelles désigne toute action ou série d'actions effectuées sur des données à caractère personnel, peu importe la technique employée. Cela inclut diverses opérations comme : 

• La collecte, 
• L'enregistrement, 
• L'organisation, 
• La conservation,
• La modification, 
• L'extraction, 
• La consultation, 
• L’usage, 
• La diffusion,
• La transmission, 
• Ou la mise à disposition de ces données de quelque manière que ce soit.

Par exemple, cela peut se traduire par la gestion d’un fichier client, la récolte d'informations sur vos prospects via un formulaire ou l'actualisation des données concernant vos fournisseurs.

Qui est concerné par la mise en conformité RGPD en 2024 ? 

En 2024, la mise en conformité RGPD concerne toute entité qui opère au sein de l'Union européenne ou qui traite des données de résidents de l'UE, quelle que soit la taille ou le secteur de l'entreprise. 

Depuis le 25 mai 2018, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen oblige, en effet, les entreprises à protéger l'identité de leurs employés, clients, fournisseurs et, en général, les données de toute personne qui se trouve sur le territoire de l’UE.

De manière concrète, cela inclut les petites et moyennes entreprises, les grandes corporations, les associations, les organismes publics, et même les indépendants, dès lors qu'ils collectent, traitent ou stockent des données personnelles liées à des individus au sein de l’Union Européenne. 

En pratique, que signifie se conformer au RGPD pour une entreprise en 2024 ?

Se conformer au RGPD en 2024 pour une entreprise, c'est avant tout s'engager dans une démarche de transparence et de respect envers les données personnelles. De manière concrète, il s’agit de communiquer ouvertement avec les utilisateurs sur la façon dont leurs données sont traitées. Les entreprises doivent donc revoir obligatoirement leurs politiques de gestion des données personnelles en 2024, allant de la collecte d’informations à l'utilisation de cookies sur un site internet, en passant par le stockage sécurisé des informations clients. 

De plus, pour une mise en conformité efficace, il est indispensable que votre entreprise précise dans ses conditions générales d’utilisation :

• L'identité du responsable du traitement des données, ainsi que ses coordonnées ;
• Les objectifs spécifiques de la collecte et du traitement des données ;
• La nature non obligatoire de la collecte ;
• La période pendant laquelle les données seront conservées ;
• Les droits des utilisateurs concernant leurs données, c'est-à-dire la possibilité de demander la suppression, la rectification de leurs données, d'accéder à leurs données personnelles ou de s'opposer à leur traitement.

Quels sont les enjeux d’une mise en conformité RGPD en 2024 pour votre entreprise ?

La mise en conformité RGPD est bien plus qu'une simple contrainte légale. Elle se révèle être aussi un enjeu éthique, commercial et communicationnel pour votre entreprise. Zoom sur les différents enjeux d’une mise en conformité RGPD réussie en 2024. 

Juridique

Le respect du RGPD est un impératif pour toute entreprise. L'objectif étant de se conformer à la législation en vigueur pour éviter les conséquences juridiques. Ce respect permet, en effet, d'éviter les sanctions financières pouvant atteindre jusqu'à 4% du chiffre d'affaires annuel ou 20 millions d'euros pour les infractions les plus graves. Au-delà des amendes, en effectuant une mise en conformité RGPD, votre entreprise évite les litiges potentiels avec les autorités de protection des données (la CNIL en France). L’enjeu juridique d’une mise en conformité pour votre société est donc de respecter la législation et ne pas être pénalisé financièrement. 

Éthique

D’après la CNIL, le RGPD cherche à répondre à la question suivante : « Qui a le droit de savoir quoi sur qui ? ». La conformité au RGPD de votre entreprise témoigne donc d'un engagement éthique envers la protection des données personnelles et la vie privée. Elle traduit votre responsabilité à agir de manière transparente et à garantir le respect de la vie privée des individus. L’enjeu ici pour votre organisation est de renforcer sa responsabilité sociale d'entreprise (RSE). 

Commercial

Une entreprise conforme au RGPD inspire confiance à ses clients et partenaires. En effet, elle démontre son engagement pour la sécurité des données. Cette confiance est un puissant levier de fidélisation et d'attraction de nouveaux clients, dans un contexte dans lequel les consommateurs sont de plus en plus sensibles à la protection de leurs données. En étant conforme au RGPD en tant qu’entreprise, vous fidélisez vos clients et vous en attirez des nouveaux.

Communicationnel

Enfin, communiquer sur sa conformité au RGPD est un atout pour l'image de marque de votre entreprise. Cela permet de se positionner comme un acteur responsable et soucieux des droits des individus. C’est un argument de différenciation important vis-à-vis de la concurrence. En effet, de nombreuses entreprises ne sont pas pleinement conformes au RGPD et celles qui le sont ont donc l’opportunité de le mettre en avant comme un point fort. De ce fait, la conformité RGPD peut être utilisée par votre entreprise comme un argument de marketing pour améliorer votre image de marque. L’intérêt ici est de se différencier en véhiculant de la confiance. 

6 conseils pour une mise en conformité RGPD réussie pour votre entreprise en 2024 

Se conformer au RGPD en tant qu’entreprise, c'est suivre six conseils clés. Ces derniers assurent une gestion éthique des données personnelles des clients, des employés, fournisseurs et de toute personne physique dont les données sont traitées par l'entreprise. Voici les 6 conseils pour une mise en conformité RGDP réussie pour votre entreprise. 

1. Assurer la transparence

Vous devez informer clairement les personnes dont vous collectez les données sur les finalités de cette collecte et sur l'utilisation qui en sera faite. Il est obligatoire d'obtenir leur consentement de manière explicite et transparente, ce qui sous-entend une communication honnête dès le départ.

2. Définir les objectifs du traitement des données

Lorsque vous collectez des données personnelles, celles-ci doivent être utilisées exclusivement pour l'objectif que vous avez déclaré. Si vous envisagez une nouvelle utilisation des données, vous devez d'abord obtenir le consentement des sujets pour ce nouvel objectif.

3. Minimiser la collecte des données

Vous ne devez collecter que les données strictement nécessaires à vos objectifs. Cela signifie éviter la tentation de stocker des informations « juste au cas où » elles seraient utiles à l'avenir. Cette approche minimaliste aide à réduire les risques pour la vie privée des individus.

4. Mettre à jour les données

Assurez-vous que les données que vous détenez soient exactes et à jour. Cela implique de mettre en place des mécanismes permettant aux personnes de mettre à jour leurs informations facilement ou de les corriger si elles sont incorrectes.

5. Limiter la conservation

Les données ne doivent pas être conservées indéfiniment. Définissez une période de conservation claire, basée sur la nécessité. De plus, assurez-vous d'effacer ou de rendre anonymes les données une fois ce délai expiré.

6. Garantir la sécurité

La protection des données que vous détenez est primordiale. Vous devez adopter des mesures techniques et organisationnelles solides pour prévenir toute perte, accès non autorisé ou divulgation. Cela peut inclure des stratégies comme le chiffrement et l'accès limité aux données.

Mise en conformité RGPD : quelles sanctions pour une entreprise non-conforme?

Le cadre du RGPD impose des règles strictes et des sanctions en cas de non-conformité. Ces sanctions se divisent en deux grandes catégories : administratives et pénales. De la simple négligence aux violations graves des droits des personnes, les conséquences peuvent être significatives pour votre entreprise. De plus, la responsabilité s'étend au-delà des frontières de votre société. Elle inclut, en effet, fournisseurs et partenaires. Votre vigilance se doit donc d’être constante.

Des sanctions administratives 

Vous devez être conscient que le RGPD impose des sanctions administratives pour garantir le respect de ses directives. Selon la gravité de vos infractions, de simples erreurs dans vos procédures internes aux violations des droits fondamentaux, les amendes encourues peuvent sérieusement impacter votre entreprise en 2024.

• Pour les infractions mineures, comme les défaillances dans vos procédures internes ou le non-respect des obligations de transparence, les amendes peuvent atteindre 10 millions d'euros ou 2% de votre chiffre d'affaires annuel.
• Pour les infractions majeures, en particulier les atteintes aux droits fondamentaux des personnes, les amendes peuvent alors s'élever à 20 millions d'euros ou 4% de votre chiffre d'affaires annuel. De manière concrète, il s’agit de violations directes des droits et libertés des personnes, comme le non-respect des principes de base du traitement des données, l'absence de consentement des sujets des données ou les transferts de données vers des pays tiers.

Des sanctions pénales 

En tant qu’entreprise, vous devez également être vigilant quant aux sanctions pénales liées au RGPD. La collecte illégale de données, le refus de rectifier ou supprimer des données personnelles sur demande, ou encore le détournement de ces données pour des usages non autorisés, peuvent entraîner des amendes, voire des peines de prison. Ci-dessous, des exemples de violation au RGPD et les sanctions pénales qui s'ensuivent : 

• La collecte illégale de données. Vous risquez des amendes allant jusqu'à 1 500 € si vous collectez des données personnelles sans avoir informé et obtenu le consentement préalable de la personne concernée.
• Le refus de rectification ou suppression de données. Si vous refusez la rectification ou la suppression de données personnelles à la demande d'un individu, vous pouvez être sujet à des amendes de 1 500 €.
• Le détournement de données. L'utilisation de données personnelles à des fins non prévues peut entraîner jusqu'à cinq ans d'emprisonnement et 300 000 € d'amende.

Une responsabilité élargie à vos fournisseurs et partenaires 

Votre obligation de respecter le RGPD dépasse les limites de votre propre entreprise. Elle englobe également vos fournisseurs, sous-traitants et partenaires. Ainsi, si ces derniers ne respectent pas le RGPD, c'est vous qui pourriez en subir les conséquences. Lorsque vous transférez des données à des tiers qui ne sont pas conformes, vous restez juridiquement responsable. Cela met en évidence le besoin de vérifier minutieusement la conformité de vos partenaires et de formaliser des accords précis sur le traitement des données.