L’année 2023 touche à sa fin. Côté personnel, l’heure est aux fêtes de fin d’années. Et côté entreprises ? L’entretien annuel individuel pointe son nez. Instant clé dans la vie d’une entreprise, l’EA permet aux managers de faire un bilan de l’année passée avec chacun de ses collaborateurs. Découvrez dès à présent sept conseils pour conduire des entretiens efficaces !

Qu’est-ce que l'entretien individuel ?

L'entretien individuel représente une réunion annuelle entre un superviseur et un employé. Son but est d'évaluer les compétences professionnelles acquises par l'employé au cours de l'année écoulée. Il permet aussi de mesurer la réalisation des objectifs qui lui ont été assignés.

Les règles de l’entretien individuel 

Quelques règles simples sont à mettre en place lors de l'entretien individuel.

Utiliser des méthodes d'évaluations objectives et définies

L'employeur est tenu d'utiliser des méthodes d'évaluation objectives, transparentes et non discriminatoires. Il doit également informer préalablement l'employé des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles qui seront utilisées. Les résultats de l'évaluation sont confidentiels et les méthodes d'évaluation doivent être pertinentes par rapport à leur objectif. Cependant, l'employeur n'a pas le droit d'interroger l'employé sur sa vie privée, comme sur :

  • Sa santé ;
  • Sa situation matrimoniale ;
  • Ses projets familiaux, etc.

L'entretien individuel doit être équitable pour tous les employés. Si un employeur décide de mettre en place un système d'évaluation, il doit l'appliquer à l'ensemble de ses employés (Cass. ch. soc., 29 janv. 2008, n° 06-42066). Ainsi, les employés ont le droit de demander que leurs collègues soient évalués de la même manière, si cela n'est pas déjà le cas.

Prévenir l'employé à l'avance

L'employeur doit informer les employés de la tenue d'un entretien individuel à l'avance.

 

Attention

Il est important de noter qu'un employé ne peut pas refuser de participer à un entretien individuel si l'employeur l'a informé à l'avance. Un refus peut être considéré comme de l'insubordination, ce qui pourrait entraîner un licenciement disciplinaire.

La préparation d'un entretien annuel peut être une tâche exigeante. C'est pourquoi, il est essentiel que le superviseur s'y prépare sérieusement. De même, il est vivement recommandé à l'employé de se préparer également pour son entretien annuel.

Garantir un cadre de confidentialité

L'entretien est strictement individuel. L'entretien annuel d'évaluation doit se dérouler en tête-à-tête entre l'employé et son supérieur hiérarchique (N+1 ou N+2). L' endroit doit garantir la confidentialité. Par conséquent, l'employé n'est pas autorisé à être accompagné par un représentant du personnel ou un tiers lors de cet entretien.

Le cadre juridique des entretiens individuels

Les entretiens individuels ne sont pas imposés par la loi. Toutefois, ils doivent respecter le cadre défini par le Code du travail, en particulier les articles L1222-1 et L1222-5.

Ces articles stipulent que l'employeur doit utiliser des méthodes d'évaluation professionnelle :

  • Transparentes ;
  • Non discriminatoires et objectives ;
  • Étant les mêmes pour tous les collaborateurs.

De plus, l'entretien individuel, comme son nom l'indique, doit être individuel et, s'il est instauré, concerner tous les employés de l'entreprise. Le Code du travail précise également que « le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard » (Code du travail, art. L.1222-3). En résumé, un supérieur hiérarchique ne peut pas convoquer un employé sans préavis.

Il convient de noter que l'entretien professionnel et l'entretien individuel sont deux procédures distinctes. Le premier est réglementé par le Code du travail, qui exige qu'il ait lieu tous les deux ans pour suivre l'évolution professionnelle et les objectifs de formation du salarié. Il ne vise pas à évaluer les performances individuelles ou la réalisation des objectifs personnels. Ces aspects sont discutés lors de l'entretien individuel, qui n'est pas obligatoire et peut avoir lieu à des fréquences variées, annuellement, semestriellement, trimestriellement, etc.

Entretien individuel conseil n°1 : Établir un dialogue régulier avec ses équipes tout au long de l’année

Instaurer un dialogue avec le salarié lors d’un entretien annuel (EA) est nécessaire. Établir un dialogue régulier avec ses équipes tout au long de l’année est indispensable. 

Si, de prime abord, le conseil peut sembler simpliste, une petite piqûre de rappel ne fait toutefois pas de mal. En effet, transversal, le travail de manager nécessite d’être sur plusieurs fronts en même temps, pouvant parfois conduire à négliger les collaborateurs. Une erreur qui peut coûter cher à l’entreprise. 

Aussi, pour éviter de tels risques, quelques initiatives s’imposent. Par exemple, débriefer avec ses collaborateurs régulièrement, réaliser des feed-back ou encore souligner les points forts de chaque membre de son équipe tout au long de l’année est particulièrement positif. 

D’abord parce que de la sorte, le manager évite de laisser des zones d’ombres ou d’incompréhension. Ensuite parce qu’il montre qu’il s’intéresse à son équipe de près et indique ainsi qu’il peut être un pilier sur lequel s’appuyer lorsque nécessaire. D’autre part, parce que l’équipe peut se sentir valorisée et reconnue dans son travail. C’est d’ailleurs l’une des bases du management bienveillant. Enfin, cela permet de résoudre rapidement des problématiques diverses qui pourraient être soulevées en interne, tant au niveau du travail qu’au niveau comportemental ou encore dans la culture d’entreprise. 

Sans cette pratique, les entretiens individuels risquent d’être contre-productifs.

Entretien individuel conseil n°2 : Construire un entretien annuel en phase avec les nouvelles attentes salariales

Dans un monde du travail en constante évolution, l'entretien annuel des salariés subit une transformation inévitable. L'entretien annuel traditionnel est alors en train de se réinventer. 

Le monde du travail n’est plus le même

Développement du télétravail, importance accrue des softs skills, apparition de nouvelles pratiques de management… Le monde du travail est en pleine évolution. Des changements qui se sont accélérés avec la crise sanitaire et ses bouleversements. L’entretien annuel salarié n’est pas en reste et semble, lui aussi, se réinventer. En effet, jugé trop vertical, peu réciproque ou encore pas assez participatif, l’entretien annuel dit « classique » subit de nombreux reproches. Pourtant, véritable outil managérial et RH, il reste nécessaire dans l’expérience collaborateurs.

Alors, un nombre croissant d’entreprises adoptent de nouvelles méthodes d’évaluation qui ne reposent plus seulement sur la performance des salariés. 

Une adaptation au changement nécessaire

Une adaptation de ces types d’entretiens aux nouvelles attentes salariales apparaît être la solution. 

Ce qui est en jeu ? La fidélisation des talents, réelle épine dans le pied de nombreuses compagnies. Bien entendu, les performances et les résultats demeurent des KPI indispensables à relever, mais ils ne sont plus les seuls. Aborder la question de la qualité de vie au travail, s’appuyer sur les potentiels plus que les performances, ou encore mettre en avant la motivation et l’aspiration sont autant de pistes qu’il convient d’explorer. Il paraît en effet nécessaire de donner aux entretiens annuels individuels un nouveau cadre, reposant sur une démarche commune entre le manager et chaque membre de son équipe.

 

À noter

Il ne faut pas confondre l’entretien professionnel, obligatoire, avec l’entretien individuel, non obligatoire.

Un entretien individuel est un entretien annuel d'évaluation. 

Entretien individuel conseil n°3 : Préparer en amont chaque entretien annuel 

Un entretien individuel donc, ça se prépare.

En tant que manager d’une équipe, il faut être en mesure d’analyser le potentiel de chacun de ses collaborateurs : points forts, points faibles, éventuelles attentes… Et ne surtout pas découvrir les profils des évalués seulement le jour de l’entretien. 

En plus d’établir un dialogue tout au long de l’année avec ses collaborateurs, replonger dans les comptes-rendus des entretiens de l’année passée s’avère plus que pertinent. D’abord parce que cela permet aux managers en poste depuis longue date de se remémorer ce qui avait été dit à ce moment-là et quels étaient les objectifs fixés. Ensuite parce que cela permet aux managers en poste depuis peu d’avoir une base solide sur laquelle s’appuyer. 

Au-delà de cette préparation indispensable en amont, le manager doit également observer certaines règles :

  • Donner une explication claire et détaillée du but de l’entretien. Cela permettra, par exemple, de diminuer le stress que peut générer cette étape chez certains collaborateurs.
  • Montrer qu’il s’agira d’un moment d’échange privilégié, une évaluation partagée destinée à améliorer la performance de l’équipe. 
  • Préciser la date et l’heure de chaque rendez-vous entre 15 jours à une semaine en avance afin de permettre aux collaborateurs de se préparer.
  • Bloquer un créneau d’au moins une heure par personne. 
  • Faire en sorte de ne pas être dérangé lors de l’instant T. Il est en effet indispensable d’être entièrement disponible pendant l’évaluation. Pour ce faire, mieux vaut choisir un endroit neutre et calme. 

Entretien individuel conseil n°4 : Concevoir une grille d’évaluation pertinente pour les entretiens individuels

Outil central de l’entretien individuel salarié, la grille d’évaluation doit être remplie à la fois par le salarié et par son manager, chacun de leur côté.

Le manager pour évaluer son collaborateur et le salarié pour s’auto-évaluer. Lors de l’entretien, chacun pourra ensuite partager ce qu’il a inscrit dans la grille et l’échange pourra se construire sur cette base-là. 

Pour déterminer les critères des savoir-faire et compétences des employés, il est recommandé de s’appuyer sur la fiche de poste du collaborateur. En effet, les sujets abordés doivent être directement liés aux missions et à l’activité de chaque employé. 

Dans la majorité des cas, les thèmes suivants sont notamment abordés :

  • Évaluer les objectifs de l’année passée : sont-ils atteints ?
  • Apprécier les compétences et les points forts.
  • Prendre en considération les nouvelles requêtes.
  • Faire le point sur les formations suivies ou celles à suivre.
  • Définir de nouveaux objectifs pour l’année future.
  • Etc.

La grille pourra se composer de questions fermées (oui/non), de questions à notation (exemple : « sur une note de 1 à 5, comment vous sentez-vous intégré à l’entreprise ? »), mais aussi de questions ouvertes pour laisser libre champ aux évalués.

 

Le petit +

Afin de déterminer les qualités professionnelles et les savoir-être, le manager peut, par exemple, se référer aux valeurs de l’entreprise (ou à tout autre critère jugé pertinent pour une entente et un travail réussi !).

L'entretien individuel est annuel et se déroule entre un manager et un salarié.

Entretien individuel conseil n°5 : Impliquer le collaborateur dans son entretien individuel

Adieu entretien individuel annuel vertical, bonjour entretien annuel horizontal ! 

Le secret d’un entretien réussi repose sur l’implication du collaborateur. Ce dernier doit être acteur de son évaluation. 

En amont de l’entretien individuel, le salarié est impliqué via la grille à remplir. Le jour J, si le rôle du manager reste de faire le bilan de l’année passée, mieux vaut cependant éviter les monologues. Pour ce faire, il peut tout à fait laisser son interlocuteur effectuer son propre bilan. De son côté, le manager pourra alors rebondir sur certains points et ainsi créer un entretien dynamique reposant sur le dialogue. 

Plus concrètement, voici quelques astuces pour mener des entretiens avec efficacité : 

  • S’assurer de placer le collaborateur au centre de la conversation, sans monopoliser la parole donc. Rien de mieux pour ce faire que de lui poser des questions ouvertes et bienveillantes.
  • Prendre du recul sur les retours émis tout en restant dans une posture d’écoute active. Si désaccord il y a, il est préférable de le noter et d’y revenir plus tard afin d’en parler de manière véritablement constructive.
  • Aller chercher le dialogue en relançant les collaborateurs sur tel ou tel point mal compris, ou encore en l’encourageant à aller plus loin lorsqu’il semble ne pas oser s’exprimer librement.
  • Énoncer les choses à dire clairement, y compris s’il s’agit de commentaires négatifs, mais toujours avec respect et objectivité.

Entretien individuel conseil n°6 : Fixer de nouveaux objectifs à atteindre

Si l’entretien individuel annuel doit être adapté aux nouvelles attentes salariales, certaines traditions demeurent. En effet, difficile de terminer un EA sans évoquer l’année à venir et les objectifs qui en découlent. Cette étape est communément appelée « phase d’engagement ». Elle permet au manager et au managé de trouver conjointement les nouveaux objectifs à atteindre, d’identifier des pistes d’améliorations, de développer les talents, etc. Finalement, c’est le moment de se demander comment les points forts du collaborateur peuvent être mis à profit et stimulés, et ainsi mettre en lumière la marge de progression envisageable.

La question peut être posée directement au salarié, par exemple en lui demandant quels sont les challenges qu’il pense pouvoir atteindre et ce qu’il compte mettre en place pour y parvenir (formation, coaching, entretiens, etc.). Le manager pourra aussi le conseiller si besoin en lui donnant quelques axes à suivre. D’autant plus que ce procédé permet de témoigner au collaborateur son importance et de lui indiquer qu’il a des choses à apporter à la compagnie.

Ces nouveaux objectifs doivent être limités et la focalisation axée sur les plus importants pour l’entreprise ainsi que les plus motivants pour le salarié. 

La méthode SMART pourra par exemple être utilisée par le manager. Plus concrètement, cette technique permet de définir des objectifs : 

  • Simples
  • Mesurables
  • Ambitieux
  • Réalistes
  • Temporels (fixés dans le temps). 

L'entretien individuel est un exercice à préparer tant pour le collaborateur que pour le manager.

Entretien individuel conseil n°7 : Clôturer l’entretien annuel individuel 

Lorsqu'il s'agit de clore un entretien annuel individuel, une pratique essentielle se démarque : la rédaction d'un bilan écrit. En synthétisant les points abordés et les décisions prises lors de la rencontre entre le manager et son collaborateur, cette démarche permet de créer une feuille de route pour l'année à venir, y compris les objectifs à atteindre.

Synthétiser avec un bilan écrit 

Pour clôturer l’entretien annuel, rien de tel que la rédaction d’un bilan écrit. En synthétisant ce qui a été soulevé et décidé lors de la rencontre avec son collaborateur, le manager crée à la fois une feuille de route pour l’année à venir (objectifs) et une base sur laquelle s’appuyer pour le prochain EA. C’est d’autre part un outil particulièrement intéressant pour l’employeur, lequel pourra ainsi bénéficier de remontées terrain sérieuses. En ce sens, il est pertinent que les deux parties annotent leurs remarques et en valident le contenu, par exemple en signant le document. 

Utiliser les conclusions du rapport dans la gestion RH

Les entretiens annuels requièrent temps et énergie, aussi bien du côté manager que du côté salarié. Alors, autant en tirer parti au maximum !

Ces bilans sont de véritables mines d’or à exploiter. Tels des orpailleurs, le manager et l’employeur pourront piocher dans ce filon d’information que sont les bilans des EA, afin d’ajuster la gestion quotidienne des équipes ou encore la politique RH. 

Tableau récapitulatif : entretien individuel, 7 conseils pour le mener avec efficacité

Conseil Résumé
Conseil n°1 Établir un dialogue régulier avec les équipes tout au long de l'année. Cela inclut des débriefings réguliers, des feedbacks, et la reconnaissance des points forts des membres de l'équipe pour éviter les zones d'ombre et renforcer la communication.
Conseil n°2 Adapter l'entretien annuel aux nouvelles attentes salariales en prenant en compte la qualité de vie au travail, les potentiels, la motivation, et les aspirations des collaborateurs.
Conseil n°3 Préparer en amont chaque entretien annuel en analysant le potentiel de chaque collaborateur, en se référant aux comptes-rendus des entretiens passés, en donnant des explications claires sur le but de l'entretien, en précisant la date et l'heure, et en réservant un lieu neutre et calme.
Conseil n°4 Concevoir une grille d'évaluation pertinente pour les entretiens individuels, en se basant sur la fiche de poste du collaborateur, en incluant des critères liés aux objectifs, compétences, formations, et en utilisant des questions fermées, à notation et ouvertes.
Conseil n°5 Impliquer le collaborateur dans son entretien individuel en utilisant une grille à remplir en amont, en laissant de la place pour un dialogue actif, en posant des questions ouvertes, en prenant du recul sur les retours, et en communiquant clairement, même sur des commentaires négatifs.
Conseil n°6 Fixer de nouveaux objectifs à atteindre, en impliquant le collaborateur dans la définition de ces objectifs, en utilisant la méthode SMART (Simples, Mesurables, Ambitieux, Réalistes, Temporels), et en se concentrant sur les objectifs les plus importants et motivants.
Conseil n°7 Clôturer l'entretien annuel en rédigeant un bilan écrit qui synthétise ce qui a été discuté, en créant une feuille de route pour l'année à venir, en obtenant des validations des deux parties, et en utilisant les conclusions du rapport dans la gestion RH pour ajuster la gestion quotidienne des équipes et la politique RH.