Dans chaque caisse enregistreuse, un réceptacle appelé le fonds de caisse contient une somme d’argent en espèces. Ce solde de caisse diffère en fonction des transactions qui affectent la comptabilité du commerce au cours d’une période définie. 

Qu’est-ce qu’un fonds de caisse ? 

Le fonds de caisse, c’est la somme d’argent contenue dans la caisse enregistreuse. Au début d’une période, on parle du fonds de caisse précédent, il s’agit du dernier montant enregistré dans la caisse. À la fin de cette période, un nouveau montant apparaît. Il s’agit du fonds de caisse précédent auquel sont ajoutés et déduits les différents encaissements et décaissements pour arriver à un montant final. 

On assiste alors à deux soldes. D’un côté, le solde théorique, qui correspond au montant qui devrait être présent dans la caisse enregistreuse en fin de période. De l’autre, le solde réel, qui correspond à la somme réelle qu’il y a dans la caisse après calcul. Quand ces deux montants sont différents, on parle d’écart de caisse. 

À savoir : si une caisse présente un solde négatif, il convient de prendre des mesures vérificatives instantanément, car cela indique la présence d’une erreur de caisse dont la cause peut varier. 

À quoi sert le fonds de caisse ? 

Le fonds de caisse est un élément indissociable de toute activité commerciale. Son principal objectif est de contenir une réserve d’argent utile pour rendre la monnaie aux différents acheteurs. 

Il permet également de collecter les sommes des ventes au même emplacement afin d’organiser la gestion de caisse. Lors de périodes de forte affluence (par exemple durant les fêtes de fin d’année), il est essentiel d’ordonner son tiroir caisse et d’optimiser l’organisation du fonds de caisse afin de ne pas perdre de temps. 

Enfin, il est utilisé pour le calcul manuel du solde réel. Ce qu’il contient doit en effet être additionné à la fin d’une période transactionnelle pour détecter toute erreur de caisse éventuelle. 

Comment optimiser la gestion de caisse  ? 

De nombreux logiciels de caisse permettent d’automatiser la gestion de caisse. Toutefois, certaines étapes doivent faire l’objet d’une manipulation manuelle, comme : 

  • la recherche du motif de l’erreur de caisse quand un écart de caisse est relevé
  • l’édition et le classement du X et du Z de caisse lors de la clôture de caisse
  • la tenue du livre de caisse 
  • ou encore, la mise à jour chronologique du livre-journal 

À noter : 

Il est essentiel de bien référencer le nom de responsable de caisse pour chaque période. De cette manière, il devient plus évident de comprendre les raisons d’un éventuel écart de caisse.