Un contrôle Urssaf permet de vérifier le bon versement des cotisations et contributions sociales. En cas d’erreur ou de non-respect de vos obligations, vous risquez un redressement. Il est donc important de connaitre le processus d’un contrôle URSSAF et de bien s’y préparer. 

À quoi sert un contrôle Urssaf ?

L’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales, l’Urssaf, a pour rôle de collecter les cotisations sociales des entreprises pour assurer le bon fonctionnement de la Sécurité Sociale.

Un contrôle Urssaf permet de vérifier que vous avez bien payé toutes vos cotisations sociales. Si vous n’avez pas correctement payé vos cotisations, le contrôle Urssaf rectifiera les erreurs de paiement des cotisations dues. 

Il est important de souligner qu’un contrôle Urssaf est différent d’un contrôle fiscal. En effet, le contrôle Urssaf sert à vérifier les cotisations sociales tandis que le contrôle fiscal sert à vérifier les impôts et taxes.

Quelles cotisations ?

Le contrôle Urssaf porte sur les cotisations et les contributions sociales exigibles par l’Urssaf au cours des 3 dernières années. En revanche, si vous êtes contrôlé pour travail dissimulé ou illégal, la période de contrôle est de 5 ans. 

Qui est concerné par le contrôle Urssaf?

Le contrôle Urssaf concerne n’importe quelle personne morale ou physique qui effectue une déclaration sociale et/ ou paie des cotisations : 

  • Employeur : société, entreprise individuelle, associations, etc.
  • Travailleur indépendant (micro-entrepreneurs…)
  • Professionnels libéraux 
  • Particuliers 

...

Pourquoi êtes-vous soumis à un contrôle Urssaf ?

Le contrôle Urssaf peut avoir lieu à n’importe quel moment dans la vie d’une entreprise, surtout lorsque son chiffre d’affaires progresse.  

Cela ne signifie pas que vous avez fait quelque chose de suspect ou que l’on vous a dénoncé. 

Toutefois, vous êtes davantage exposé à un contrôle Urssaf lorsque :

  • L’Urssaf détecte certains points incohérents sur votre déclaration
  • Un de vos clients B2B est contrôlé. L’Urssaf pourra peut-être vous contrôler pour « croiser » les données 
  • Vous avez fait l’objet d’un redressement fiscal.

Où se déroule le contrôle Urssaf ?

Le contrôle Urssaf se déroule de deux manières différentes :

  • Le contrôle sur pièces (le plus fréquent) pour les entreprises comptant moins de 10 salariés. Il se déroule dans les locaux de l’URSSAF avec les documents déjà en leur possession et les compléments de documents que l’on vous aura préalablement demandé.
  • Le contrôle sur place se déroule dans les locaux de l’entreprise. Le dirigeant reçoit un avis de contrôle 15 jours avant, sauf lors d’un contrôle pour travail dissimulé.

Comment se déroule un contrôle Urssaf ?

Un contrôle Urssaf se compose de 5 étapes : 

  • L’avis de contrôle

Un avis vous est envoyé 15 jours avant le contrôle. Il contient la date du contrôle, l’identité du contrôleur et la liste des documents à rassembler (avis d’imposition, factures, déclaration sociale, bulletins de salaires, contrat de travail, documents comptables, etc.).

  • Le contrôle 

L’agent de recouvrement Urssaf va étudier tous les documents afin de vérifier :

- Les montants des cotisations payés

- Les rémunérations soumises à cotisations

- Les frais professionnels déductibles des cotisations

- La mise en application des mesures d’exonération de cotisations pour l’emploi

  • La lettre d’observation 

Vous recevrez la conclusion du contrôle Urssaf par voie postale. Si vous faites l’objet d’un redressement, la lettre indiquera son montant, sa nature et son rapport. 

  • La période contradictoire

Vous pouvez contester la lettre d’observation, en y répondant dans les 30 jours. Si vous respectez ce délai, l’agent sera dans l’obligation de vous répondre en précisant si sa décision de redressement est maintenue. Dans le cas où elle est maintenue, il transmettra son procès verbal à l’Urssaf. 

  • Le rapport de contrôle

Ce courrier vous informe de la décision finale du contrôle. Trois possibilités : 

- Pas de redressement

- Un crédit doit vous être versé

- Un redressement et une somme à payer. Dans ce cas, vous recevrez une mise en demeure et aurez un mois pour effectuer le paiement. Vous avez la possibilité de contester cette décision en vous tournant vers la Commission de Recours à l’Amiable (CRA).   

Comment de temps dure un contrôle Urssaf ?

  • Pour les entreprises comptant moins de 10 salariés ou pour les travailleurs indépendants, le contrôle ne peut pas durer plus de 3 mois, à compter du début du contrôle et l’envoi de la lettre d’observation.
  • Pour les entreprises de plus de 10 salariés, le contrôle se déroule obligatoirement sur place. 
  • Pour les entreprises de moins de 20 salariés, la durée du contrôle est limitée à 3 mois. 

Comment éviter les sanctions ?

Pour éviter le redressement, il convient de :

  • Bien vous préparer : effectuer les déclarations et les paiements dans les délais, conserver tous les justificatifs, effectuer une bonne tenue des documents sociaux
  • Repérer les éléments à risque : vérifiez le calcul des abattements, allégements ou exonérations de charges sociales, la qualification des frais professionnels, personnels, avantages en natures, mais aussi les primes, gratifications, indemnités, sans oublier les frais de déplacement, de repas, de logements, etc. 

Comment clarifier un point spécifique afin d’éviter toute erreur ?

Vous pouvez demander à l’Urssaf des précisions sur certains points relatifs à la réglementation grâce au rescrit social. 

La demande doit porter sur les éléments suivants : 

  • Les exonérations de cotisations de Sécurité Sociale
  • Les contributions patronales
  • Les avantages en nature et remboursements de frais professionnels
  • Les exemptions d'assiette

Vous devez transmettre votre demande par lettre recommandée contenant : 

  • Votre nom et adresse
  • Votre n° d’immatriculation
  • Les indications relatives à la législation 
  • La présentation complète de la situation de l'entreprise afin de permettre à L’Urssaf d'apprécier si les conditions requises par la réglementation sont satisfaites

Notez que vous ne pouvez pas adresser de demande lorsqu’un contrôle Urssaf a déjà été engagé (réception de l’avis).