Comment domicilier son entreprise lorsque l'on est une société ou un micro-entrepreneur ?

La domiciliation d’entreprise est l’adresse juridique et administrative d’une société ou bien d’une entreprise individuelle. En France, domicilier son entreprise est une étape obligatoire pour obtenir l’immatriculation de sa société. En général, ce sont les associés qui choisissent la domiciliation, lors de la création de la société. Toutefois, cette décision doit s’effectuer avec réflexion, car elle aura de nombreuses conséquences sur la vie de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation d’entreprise n’est autre que l’adresse de la société. Son choix est déterminant, parce qu’il permet de déterminer les tribunaux et les administrations dont dépendra l’organisme juridique. Cette adresse est présente dans tous les documents de la société (les factures, les contrats…). C’est à cette adresse que les clients envoient le courrier adressé à l’entreprise. En outre, elle doit obligatoirement figurer sur le site internet de l’entreprise, dans les mentions légales ainsi que dans le business plan.

Pour désigner la domiciliation d’une entreprise, il est également courant d’utiliser le terme « siège social ». Il s’agit de l’endroit où se trouvent la vie juridique, les organes de direction et les principaux services de l’entreprise. Cette domiciliation représente l’image de l’entreprise aux yeux des clients et des partenaires.

C’est lors de la création de l’entreprise ou de la société que la domiciliation des locaux est désignée.

Comment domicilier son entreprise chez soi ?

Il est possible de domicilier son entreprise depuis chez soi. Pour cela, différentes démarches sont nécessaires.

Qui peut domicilier son entreprise chez soi ?

Il est possible de domicilier son entreprise à son adresse personnelle. Cette domiciliation peut durer autant de temps que l’entrepreneur le souhaite. Néanmoins, plusieurs conditions sont à respecter :

• L’entrepreneur doit être propriétaire ou bien locataire de son logement ;
• Il doit résider dans une ville de moins de 200 000 habitants ou bien dans une ZFU-TE ;
• Être le seul actif de son entreprise ;
• Les marchandises ainsi que les clients ne peuvent pas être reçus à cette adresse ;
• Le logement doit correspondre à la résidence principale de l’entrepreneur. Par exemple, si l’adresse de résidence du professionnel se situe dans le 3e arrondissement de Paris, il ne pourra pas domicilier sa société dans le 5e arrondissement de Marseille.
• Dans le cas où le logement se situe au rez-de-chaussée, alors l’activité ne doit pas faire subir de nuisances sonores aux autres habitants.

Par ailleurs, aucune mention ne doit s’opposer à cette domiciliation dans :

• Le bail d’habitation ;
• Le règlement de copropriété ;
• Les règles d’urbanisme (afin de les connaître, il faut s’adresser à la mairie de la commune concernée).

En outre, il n’y a pas besoin de réclamer une autorisation pour exercer son activité à son domicile.

Comment réaliser les démarches de cette domiciliation d’entreprise ?

Pour pouvoir domicilier ses locaux à son adresse personnelle, il faut prévenir son bailleur ou bien le syndicat de copropriété, et les informer que le domicile personnel sera utilisé pour les locaux de l’entreprise. Pour ce faire, il faut envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception. Une fois l’accord reçu, le nom de l’entreprise devra figurer sur tous les documents, y compris le bail, les factures EDF, le téléphone…

Il faudra également prévenir les impôts de ce changement d’usage, dans les trois mois qui suivent le début de l’activité.

Faut-il prendre une assurance ?

Concernant l’assurance, il vaut mieux revoir le contrat d’assurance habitation avec un assureur.

Le but est de le compléter par une assurance professionnelle. En effet, du matériel professionnel pourrait être volé ou détruit.

Le cas particulier d’une société

Dans le cas d’une société, le siège social doit être choisi avant de rédiger ses statuts, l’adresse devant figurer dans les statuts de ladite société.

Qui peut donner son adresse ?

Seul le représentant légal de l’entreprise a la possibilité de désigner son adresse personnelle comme le siège social de sa société. Cela signifie qu’un associé ne peut pas domicilier la société à son adresse personnelle. En France, pour pouvoir enregistrer le siège social à son adresse, il faut être dans l’un des cas suivants :

• Gérant d’une société à responsabilité limitée (SARL), d’une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ou bien d’une société en nom collectif (SNC) ;
• Directeur général ou alors président du directoire d’une société anonyme ;
• Ou bien président d’une société par actions simplifiée (SAS).

Comment effectuer la domiciliation d’entreprise dans un local dédié ?

Il est également possible de réaliser sa domiciliation d’entreprise au sein d’un local dédié. Tour d’horizon des conditions ainsi que du fonctionnement de ce mode de domiciliation.

Quelles sont les conditions ?

Il est possible de domicilier son entreprise à l’adresse d’un local. Pour cela, il faut être signataire d’un bail commercial. Il s’agit d’un contrat de location permettant d’utiliser le local pour son activité professionnelle.

Comment choisir un local commercial ?

En général, le local commercial correspond à l’adresse du siège social. Le choix de cet emplacement ainsi que le type de local sont essentiels pour la réussite d’une entreprise. Il est conseillé d’avoir un loyer annuel représentant 8 % au maximum du chiffre d’affaires (hors-taxe) de l’entreprise. Voici les critères pour bien choisir son emplacement :

• L’environnement commercial. En effet, plus le local est entouré d’autres commerces, plus il y aura de clients potentiels. Il est donc plus intéressant de posséder des locaux à Paris ou Marseille que dans un petit village, selon l’activité, car il y aura plus de passage, malgré le fait que leur prix sera plus élevé ;
• La nature des commerces environnants. Par exemple, un quartier de commerces alimentaires sera moins fréquenté l’après-midi ;
• Un accès facile au local. Par exemple, la largeur des trottoirs, la proximité de places de parking, si la rue est piétonne ou non, l’aménagement de l’espace, etc. ;
• La visibilité. Est-ce que des obstacles comme du mobilier urbain se trouvent devant le local ? Est-ce que la vitrine est bien visible pour les passants ? ;
• L’historique du lieu. Une analyse est à faire auprès des commerces environnants.

Il est également conseillé de chiffrer le prix des éventuels travaux afin d’adapter le lieu au commerce et de se renseigner sur les autorisations d’urbanisme.

Comment fonctionne cette domiciliation d’entreprise ?

Dans le cas où l’entrepreneur souhaite avoir une activité artisanale ou commerciale, il peut acheter un fonds de commerce contenant un local commercial. Ainsi, il pourra utiliser cette adresse pour son entreprise, mais il devra connaître les formalités liées à la cession et à la reprise d’un fonds de commerce.

Dans le cas où l’entrepreneur souhaite avoir une activité commerciale, il peut louer un fonds de commerce et en faire son adresse professionnelle. Cela est envisageable dans le cas où le propriétaire d’un fonds de commerce n’exploite pas celui-ci, mais qu’il décide de le mettre en location-gérance. Dans ce cas-là, le propriétaire signera un contrat de location-gérance avec l’entrepreneur. Exploitant son local, l’entrepreneur devra payer une redevance au propriétaire.

Comment domicilier son entreprise dans un cabinet de domiciliation ?

Un entrepreneur peut aussi domicilier son entreprise dans un cabinet de domiciliation. Pour ce faire, il devra respecter un certain processus.

Qu’est-ce qu’une entreprise de domiciliation ?

Un cabinet de domiciliation, également appelé une société de domiciliation, est un centre d’affaires qui a pour but de fournir une adresse à plusieurs entreprises. Il a le devoir d’avoir un agrément préfectoral, qui garantit la qualité de ses services.

En plus de donner une adresse, la société de domiciliation gère les tâches administratives inhérentes au siège social. Il est possible de choisir parmi les prestations suivantes :

• La gestion du courrier : réception, réexpédition et numérisation ;
• Le standard téléphonique ;
• L’accès à des espaces de travail : par exemple des bureaux, des espaces de réunion ou bien du coworking ;
• La rédaction de devis et de factures.

Il s’agit d’une manière de déléguer la gestion du siège social de l’entreprise à un fournisseur de services.

Domiciliation d’entreprise dans un cabinet : comment faut-il s’y prendre ?

• Premièrement, il faut choisir un cabinet. Pour cela, il est intéressant de se rapprocher du syndicat des cabinets de domiciliation (le Synaphe). Il fournit une liste des centres d’affaires qui sont officiellement reconnus. Sur Internet, il est possible de trouver une liste des cabinets adhérents triés par nom, ville ou par département. Il est donc possible de consulter tous les cabinets de France ;
• Deuxièmement, il faut réaliser un contrat de domiciliation entre l’entrepreneur et le cabinet. Ce contrat a une durée de trois mois, au minimum ;
• Enfin, l’entreprise doit être immatriculée au registre national des entreprises (RNE).

Si l’organisation de l’entreprise subit des changements, le cabinet doit en être informé.

Comment faire de la domiciliation d’entreprise dans un coworking ?

Le terme de coworking est employé lorsque des entreprises partagent en colocation les mêmes locaux professionnels. Il est possible de prendre cette adresse comme siège social d’une entreprise et d’y exercer une activité professionnelle. Ce choix s’applique à tous les types d’activités, que le professionnel exerce une activité :

• Commerciale ;
• Artisanale ;
• Libérale.

Comment faire de la domiciliation d’entreprise dans une pépinière de jeunes entreprises ?

Enfin, si toutes les solutions précédentes ne convenaient pas aux souhaits du chef d’entreprise, alors il garde toujours la possibilité de domicilier son adresse dans une pépinière de jeunes entreprises.

Qu’est-ce qu’une pépinière de jeunes entreprises ?

La pépinière est un établissement d’hébergement et d’accompagnement pour les nouvelles entreprises. Certaines pépinières sont généralistes, mais la majorité a une spécialité. Pour y souscrire, l’entreprise doit être récente, puisque son immatriculation doit dater des six derniers mois. Il est possible d’intégrer une pépinière à différents stades du projet :

• Lors de la phase d’incubation, au début de l’idée ;
• Au cours de la phase d’étude de marché et du business plan ;
• Lors de la phase de création, lorsque l’entreprise est sur le point d’obtenir l’immatriculation au RNE ;
• Quand l’activité a débuté depuis moins de six mois.

Quel est le but d’une pépinière ?

La pépinière permet de fournir un hébergement non seulement pour l’adresse de l’entreprise, mais également pour l’activité professionnelle (bureaux et réunions). Elle rassemble et accompagne de nouvelles entreprises.

En plus de la domiciliation des locaux, les pépinières offrent les services et les accompagnements suivants :

• Des équipements partagés (par exemple, des photocopieurs, des relieurs, un accès à internet…) ;
• Un secrétariat qui permet un accueil téléphonique de l’entreprise ;
• Un accompagnement personnalisé permettant de démarrer son projet et de le développer ;
• Un réseau de partenaires avec de potentiels financeurs du projet ;
• Des relations avec d’autres entrepreneurs et une possibilité d’échanger dans les espaces communs ;
• Des formations et des conférences pour apprendre ;
• De la documentation ainsi qu’une bibliothèque spécialisée dans les métiers.

Comment s’inscrire dans une pépinière ?

Les étapes à suivre pour s’inscrire dans une pépinière sont les suivantes :

1. Présenter un dossier de candidature à la pépinière ;
2. Présenter le projet devant un comité si le dossier est sélectionné ;
3. Réceptionner un agrément si le projet est validé ;
4. Signer une convention et un contrat de bail pour une courte durée, 4 ans au maximum.

Comment trouver une pépinière ?

Afin de trouver une pépinière, il est possible de se rapprocher des réseaux régionaux et de consulter le site du gouvernement français qui traite les accompagnements possibles.

Tableau comparatif des avantages et des inconvénients des différentes domiciliations d’entreprises