L’année 2021 touche à sa fin. Côté personnel, l’heure est aux fêtes de fins d’années. Et côté entreprises ? L’entretien annuel individuel pointe son nez. Instant clé dans la vie d’une entreprise, l’EA permet aux managers de faire un bilan de l’année passée avec chacun de ses collaborateurs. Découvrez dès à présent sept conseils pour conduire des entretiens efficaces !

Conseil n°1 : Établir un dialogue régulier avec ses équipes tout au long de l’année

Instaurer un dialogue avec le salarié lors d’un entretien annuel (EA) est nécessaire. Établir un dialogue régulier avec ses équipes tout au long de l’année est indispensable. 

Si, de prime abord, le conseil peut sembler simpliste, une petite piqûre de rappel ne fait toutefois pas de mal. En effet, transversal, le travail de manager nécessite d’être sur plusieurs fronts en même temps, pouvant parfois conduire à négliger les collaborateurs. Une erreur qui peut coûter cher à l’entreprise. 

Aussi, pour éviter de tels risques, quelques initiatives s’imposent. Par exemple, débriefer avec ses collaborateurs régulièrement, réaliser des feed-back ou encore souligner les points forts de chaque membre de son équipe tout au long de l’année est particulièrement positif. 

D’abord parce que de la sorte, le manager évite de laisser des zones d’ombres ou d’incompréhension. Ensuite parce qu’il montre qu’il s’intéresse à son équipe de près et indique ainsi qu’il peut être un pilier sur lequel s’appuyer lorsque nécessaire. D’autre part, parce que l’équipe peut se sentir valorisée et reconnue dans son travail. C’est d’ailleurs l’une des bases du management bienveillant. Enfin, cela permet de résoudre rapidement des problématiques diverses qui pourraient être soulevées en interne, tant au niveau du travail qu’au niveau comportemental ou encore dans la culture d’entreprise. 

Sans cette pratique, les entretiens individuels risquent d’être contre-productifs.

Conseil n°2 : Construire un entretien annuel en phase avec les nouvelles attentes salariales

Le monde du travail n’est plus le même

Développement du télétravail, importance accrue des softs skills, apparition de nouvelles pratiques de management… Le monde du travail est en pleine évolution. Des changements qui se sont accélérés avec la crise sanitaire et ses bouleversements. L’entretien annuel salarié n’est pas en reste et semble, lui aussi,  se réinventer. En effet, jugé trop vertical, peu réciproque ou encore pas assez participatif, l’entretien annuel dit « classique » subit de nombreux reproches. Pourtant, véritable outil managérial et RH, il reste nécessaire dans l’expérience collaborateurs. Alors, un nombre croissant d’entreprises adoptent de nouvelles méthodes d’évaluation qui ne reposent plus seulement sur la performance des salariés. 

Une adaptation au changement nécessaire

Une adaptation de ces types d’entretiens aux nouvelles attentes salariales apparaît être la solution. 

Ce qui est en jeu ? La fidélisation des talents, réelle épine dans le pied de nombreuses compagnies. Bien entendu, les performances et les résultats demeurent des KPI indispensables à relever, mais ils ne sont plus les seuls. Aborder la question de la qualité de vie au travail, s’appuyer sur les potentiels plus que les performances, ou encore mettre en avant la motivation et l’aspiration sont autant de pistes qu’il convient d’explorer. Il paraît en effet nécessaire de donner aux entretiens annuels individuels un nouveau cadre, reposant sur une démarche commune entre le manager et chaque membre de son équipe.

À noter : il ne faut pas confondre l’entretien professionnel, obligatoire, avec l’entretien annuel, non obligatoire.

Entretien annuel entre un manager et une employée

Conseil n°3 : Préparer en amont chaque entretien annuel 

Un entretien annuel donc, ça se prépare.

En tant que manager d’une équipe, il faut être en mesure d’analyser le potentiel de chacun de ses collaborateurs : points forts, points faibles, éventuelles attentes… Et ne surtout pas découvrir les profils des évalués seulement le jour de l’entretien. 

En plus d’établir un dialogue tout au long de l’année avec ses collaborateurs, replonger dans les comptes-rendus des entretiens de l’année passée s’avère plus que pertinent. D’abord parce que cela permet aux managers en poste depuis longue date de se remémorer ce qui avait été dit à ce moment-là et quels étaient les objectifs fixés. Ensuite parce que cela permet aux managers en poste depuis peu d’avoir une base solide sur laquelle s’appuyer. 

Au-delà de cette préparation indispensable en amont, le manager doit également observer certaines règles :

  • Donner une explication claire et détaillée du but de l’entretien. Cela permettra, par exemple, de diminuer le stress que peut générer cette étape chez certains collaborateurs. 
  • Montrer qu’il s’agira d’un moment d’échange privilégié, une évaluation partagée destinée à améliorer la performance de l’équipe. 
  • Préciser la date et l’heure de chaque rendez-vous entre 15 jours à une semaine en avance afin de permettre aux collaborateurs de se préparer.
  • Bloquer un créneau d’au moins une heure par personne. 
  • Faire en sorte de ne pas être dérangé lors de l’instant T. Il est en effet indispensable d’être entièrement disponible pendant l’évaluation. Pour ce faire, mieux vaut choisir un endroit neutre et calme. 

Conseil n°4 : Concevoir une grille d’évaluation pertinente pour les entretiens individuels

Outil central de l’entretien individuel salarié, la grille d’évaluation doit être remplie à la fois par le salarié et par son manager, chacun de leur côté. Le manager pour évaluer son collaborateur et le salarié pour s’auto-évaluer. Lors de l’entretien, chacun pourra ensuite partager ce qu’il a inscrit dans la grille et l’échange pourra se construire sur cette base-là. 

Pour déterminer les critères des savoir-faire et compétences des employés, il est recommandé de s’appuyer sur la fiche de poste du collaborateur. En effet, les sujets abordés doivent être directement liés aux missions et à l’activité de chaque employé. 

Dans la majorité des cas, les thèmes suivants sont notamment abordés :

  • Évaluer les objectifs de l’année passée : sont-ils atteints ?
  • Apprécier les compétences et les points forts.
  • Prendre en considération les nouvelles requêtes.
  • Faire le point sur les formations suivies ou celles à suivre.
  • Définir de nouveaux objectifs pour l’année future.
  • Etc.

La grille pourra se composer de questions fermées (oui/non), de questions à notation (exemple : « sur une note de 1 à 5, comment vous sentez-vous intégré à l’entreprise ? »), mais aussi de questions ouvertes pour laisser libre champ aux évalués.

Le petit +

Afin de déterminer les qualités professionnelles et les savoir-être, le manager peut, par exemple, se référer aux valeurs de l’entreprise (ou à tout autre critère jugé pertinent pour une entente et un travail réussi !).

Entretien annuel reposant sur un échange dynamique entre collaborateur et manager

Conseil n°5 : Impliquer le collaborateur dans son entretien annuel

Adieu entretien annuel vertical, bonjour entretien annuel horizontal ! 

Le secret d’un EA réussi repose sur l’implication du collaborateur. Ce dernier doit être acteur de son évaluation. 

En amont de l’EA, le salarié est impliqué via la grille à remplir. Le jour J, si le rôle du manager reste de faire le bilan de l’année passée, mieux vaut cependant éviter les monologues. Pour ce faire, il peut tout à fait laisser son interlocuteur effectuer son propre bilan. De son côté, le manager pourra alors rebondir sur certains points et ainsi créer un entretien dynamique reposant sur le dialogue. 

Plus concrètement, voici quelques astuces pour mener des entretiens annuels avec efficacité : 

  • S’assurer de placer le collaborateur au centre de la conversation, sans monopoliser la parole donc. Rien de mieux pour ce faire que de lui poser des questions ouvertes et bienveillantes.
  • Prendre du recul sur les retours émis tout en restant dans une posture d’écoute active. Si désaccord il y a, il est préférable de le noter et d’y revenir plus tard afin d’en parler de manière véritablement constructive.
  • Aller chercher le dialogue en relançant les collaborateurs sur tel ou tel point mal compris, ou encore en l’encourageant à aller plus loin lorsqu’il semble ne pas oser s’exprimer librement.
  • Énoncer les choses à dire clairement, y compris s’il s’agit de commentaires négatifs, mais toujours avec respect et objectivité.

Conseil n°6 : Fixer de nouveaux objectifs à atteindre

Si l’entretien individuel annuel doit être adapté aux nouvelles attentes salariales, certaines traditions demeurent. En effet, difficile de terminer un EA sans évoquer l’année à venir et les objectifs qui en découlent. Cette étape est communément appelée « phase d’engagement ». Elle permet au manager et au managé de trouver conjointement les nouveaux objectifs à atteindre, d’identifier des pistes d’améliorations, de développer les talents, etc. Finalement, c’est le moment de se demander comment les points forts du collaborateur peuvent être mis à profit et stimulés, et ainsi mettre en lumière la marge de progression envisageable.

La question peut être posée directement au salarié, par exemple en lui demandant quels sont les challenges qu’il pense pouvoir atteindre et ce qu’il compte mettre en place pour y parvenir (formation, coaching, entretiens, etc.). Le manager pourra aussi le conseiller si besoin en lui donnant quelques axes à suivre. D’autant plus que ce procédé permet de témoigner au collaborateur son importance et de lui indiquer qu’il a des choses à apporter à la compagnie.

Ces nouveaux objectifs doivent être limités et la focalisation axée sur les plus importants pour l’entreprise ainsi que les plus motivants pour le salarié. 

La méthode SMART pourra par exemple être utilisée par le manager. Plus concrètement, cette technique permet de définir des objectifs : 

  • Simples
  • Mesurables
  • Ambitieux
  • Réalistes
  • Temporels (fixés dans le temps). 

Un entretien annuel reposant sur l'implication d'une collaboratrice

Conseil n°7 : Clôturer l’entretien annuel individuel 

Synthétiser avec un bilan écrit 

Pour clôturer l’entretien annuel, rien de tel que la rédaction d’un bilan écrit. En synthétisant ce qui a été soulevé et décidé lors de la rencontre avec son collaborateur, le manager crée à la fois une feuille de route pour l’année à venir (objectifs) et une base sur laquelle s’appuyer pour le prochain EA. C’est d’autre part un outil particulièrement intéressant pour l’employeur, lequel pourra ainsi bénéficier de remontées terrain sérieuses. En ce sens, il est pertinent que les deux parties annotent leurs remarques et en valident le contenu, par exemple en signant le document. 

Utiliser les conclusions du rapport dans la gestion RH

Les entretiens annuels requièrent temps et énergie, aussi bien du côté manager que du côté salarié. Alors, autant en tirer parti au maximum !

Ces bilans sont de véritables mines d’or à exploiter. Tels des orpailleurs, le manager et l’employeur pourront piocher dans ce filon d’information que sont les bilans des EA, afin d’ajuster la gestion quotidienne des équipes ou encore la politique RH